文件控制程序

1  目的

对质量、环境体系实施所要求的文件进行控制，确保其有效性和适宜性，并满足使用需要。

2  范围

适用于与质量、环境体系有关的文件，包括对外来文件的控制。

3  职责

3.1 总经理负责批准发布质量、环境管理手册。

3.2 管理者代表负责批准发布程序文件 。

3.3 办公室负责体系文件的归口管理。

3.4各部门负责相关文件的编制、批准、使用和保管。

4 工作内容

4.1文件分类、编号和版本标识：

4.1.1质手、环境及职业健康安全管理手册。

4.1.2程序文件。

4.1.3为确保质量、环境体系策划、有效运行和控制所需的文件，即：三层文件（如：管理制度、作业指导书、技术文件等）。

4.1.4记录（各种相关记录表格）。

4.1.5编号规则见《文件编号规则》，由办公室负责对所有文件进行编号。外来文件引用原编号，公司不再另行编号。

4.2文件受控状态

受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、环境管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

4.2.1 公司内部使用的质量、环境体系文件均为受控文件。

4.2.2 办公室文件资料管理员针对所有受控文件建立公司“受控文件清单”，各部门编制本部门的“受控文件清单”。

4.2.3 公司外部使用的质量、环境体系文件均不为受控文件。

4.3 文件的编写和审批：

4.3.1  质量、环境手册由办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2  程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。

4.3.3  其他文件分别由相关部门编制，部门负责人审批。

4.3.4  确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

4.4 文件的发放：

4.4.1管理手册、程序文件等的发放由文件资料管理员根据工作需要拟定“文件发放登记表”，领用部门办理登记手续，签字领用。

4.4.2 各部门发放三层文件时，由领用部门填写“文件发放登记表”，并通过适宜的方式通知文件资料管理员及时备案。

4.4.3 公司范围内发放的文件为“受控”文件， 在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。

4.4.4 办公室根据文件和记录控制需要，将部分空白记录发放到相应的其他部门，各部门在使用过程中应保持记录的原编号，相应的内容可根据实际使用情况进行修改。  

4.4.5 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。

4.4.6 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号注明原文件分发号作废。

4.5 文件的评审及会签:

4.5.1 文件评审作为管理评审的议题之一，管理评审结束后，由文件资料管理员根据文审的意见，对文件进行调整。

4.5.2 质量、环境体系如有重大变化或组织机构作重大调整，应保持体系文件的适宜性。

4.5.3 文件中涉及其他部门的职责或工作内容，在文件分发时各部门主管应会签，填写“文件会审签名表”。

4.6 文件的更改:

4.6.1管理手册、程序文件的更改，由文件资料管理员组织实施，填写“文件更改申请单”，经管理者代表批准后实施。

4.6.2 其他文件更改，包括空白记录的增减、三层文件的增减要由相应部门填写“文件更改申请单”，经部门负责人审批。

4.6.3 文件的更改采用换页更改、直接划改的方式。换页更改时，由文件资料管理员根据“文件发放回收登记表”重新发放新页，同时将作废页收回；对于改动不大的可采取直接划改的方式，更改人需在改动处签字。

4.6.4  管理手册经20次修订后，予以换版，程序文件经5次修订后予以换版；其它文件修改后直接更新版本。

4.6.5  对已经修改过的文件应将其修订状态以1、2、…等数字进行标识。

4.6.6作业指导书及空白记录的更改完成后，应报办公室文件资料管理员处备案。

4.7 文件的保存及销毁:

4.7.1 受控文件应分类存放在干燥、通风、安全的专门存放地点。

4.7.2 体系所有受控文件所形成的 “受控文件清单”由文件资料管理员统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，并建立本部门《受控文件清单》以方便存取和查阅。

4.7.3  作废文件由主控部门（一、二级文件由文件资料管理员负责；三级文件各部门负责）回收，在非保密文件划“/”标识后以防重复利用；保密文件的销毁需填写《文件/记录作废/销毁申请单》经总经理批准后，两人以上鉴销。

4.7.4  对需要保留的作废文件，由相应人员提出申请，经管理者代表审批后，加盖“留用参考”印章单独存放。

4.8  外来文件控制:

4.8.1  外来文件由办公室部负责管理，办公室部收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发。

4.8.2 办公室部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、适时宣贯，并编写或更新“适用法律法规清单”。

4.9  文件管理:

      确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。

5 相关文件

记录控制程序

法律法规识别和收集控制程序

文件编号规则

6  相关记录